Zásady zpracování osobních údajů a systém ochrany osobních údajů podle nařízení GDPR
vypracované v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů ve smyslu článků 13 a 14 nařízení (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 18/2018 Z. z. o ochraně osobních údajů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“)
Správce:
Název společnosti: Rodinná firma, s.r.o.
Adresa sídla: Raková 1631, 023 51 Raková
IČO: 51689871
Zastoupený: Ing. Marek Straňavský
Tel.: +421949866562
E-mail: stranavsky.marek@gmail.com
(dále jen „provozovatel“)
Provozovatel (správce) není povinen jmenovat/určit odpovědnou osobu.
Základní pojmy
Osobními údaji se rozumí údaje týkající se identifikované fyzické osoby nebo identifikovatelné fyzické osoby, kterou lze identifikovat přímo nebo nepřímo, zejména na základě obecně použitelného identifikátoru, jiného identifikátoru, jako je například jméno, příjmení, identifikačního čísla, lokalizačních údajů nebo online identifikátoru, nebo na základě jedné či více charakteristik nebo znaků, které tvoří její fyzickou identitu, fyziologickou identitu, genetickou identitu, psychickou identitu, mentální identitu, ekonomickou identitu, kulturní identitu nebo sociální identitu.
Zpracováním osobních údajů se rozumí operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, zejména shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, strukturování, uchovávání, změna, vyhledávání, prohlížení, využívání, poskytování prostřednictvím přenosu, šíření nebo jiným způsobem, přeskupování nebo kombinování, omezení, výmaz, bez ohledu na to, zda se provádí automatizovanými prostředky nebo neautomatizovanými prostředky.
Subjektem údajů je každá fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.
Správcem je každý, kdo sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a zpracovává osobní údaje svým jménem.
Zprostředkovatelem je každý, kdo zpracovává osobní údaje jménem správce.
Příjemcem je každý, komu jsou osobní údaje poskytnuty, bez ohledu na to, zda se jedná o třetí stranu.
Odpovědnou osobou se rozumí osoba určená provozovatelem nebo zprostředkovatelem, která plní úkoly podle tohoto zákona.
Profilování je jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů, která spočívá v použití těchto osobních údajů k vyhodnocení určitých osobních aspektů týkajících se fyzické osoby, zejména analýzy nebo předvídání aspektů dotčené fyzické osoby souvisejících s pracovním výkonem, majetkovými poměry, zdravím, osobními preferencemi, zájmy, spolehlivostí, chováním, polohou nebo pohybem.
Pseudonymizace je zpracování osobních údajů takovým způsobem, aby již nebylo možné přiřadit osobní údaje ke konkrétní dotčené osobě bez použití doplňujících informací, pokud jsou tyto doplňující informace uchovávány odděleně a vztahují se na ně technická a organizační opatření s cílem zajistit, aby osobní údaje nebyly přiřazeny identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.
Informačním systémem se rozumí jakýkoli uspořádaný soubor osobních údajů, které jsou přístupné podle stanovených kritérií, bez ohledu na to, zda se jedná o systém centralizovaný, decentralizovaný nebo distribuovaný na funkčním či geografickém základě.
Třetí stranou se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není dotčenou osobou, správcem, zprostředkovatelem ani osobou pověřenou zpracováním osobních údajů na základě přímého pověření správce nebo zprostředkovatele.
Zdroje a kategorie osobních údajů
Přímo od dotčené osoby (zákazníci, dodavatelé):
Při objednávce a registraci: Údaje poskytnuté při registraci v e-shopu, při odeslání objednávky nebo poptávky (jméno, firemní údaje, kontaktní údaje).
Při komunikaci: Údaje z e-mailové a telefonické komunikace při vyřizování cenových nabídek, technického poradenství a reklamací.
Vlastní činností provozovatele:
Historie transakcí: Údaje o nákupech a platbách evidované v našem informačním systému.
Automatizovanými prostředky (web):
Technické a analytické údaje: Při návštěvě našich webových stránek zpracováváme údaje, jako je IP adresa, typ prohlížeče a údaje získané prostřednictvím souborů cookies (Google Analytics), za účelem zlepšení funkčnosti e-shopu a analýzy návštěvnosti.
Od třetích stran:
Veřejné rejstříky: Údaje z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku a registru DPH (k ověření fakturačních údajů obchodních partnerů).
Přepravní společnosti: Informace o doručení zásilek od našich smluvních přepravců
Veřejné orgány: Údaje od daňových úřadů nebo soudů v případě soudních řízení.
Účely a právní základy zpracování
- E-shop, objednávky a obchodní činnost
Účel: Přijetí, zpracování a vyřízení objednávky zboží prostřednictvím internetového obchodu, fakturace, zpracování platby a doručení zboží zákazníkovi. To zahrnuje také zajištění komunikace ohledně objednávky, řešení reklamací, uplatňování práv z odpovědnosti za vady, správu pohledávek a vrácení zboží.
Právní základ:
Plnění smlouvy a předsmluvní vztahy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): Zpracování je nezbytné pro uzavření a plnění kupní smlouvy, jejíž smluvní stranou je zákazník.
Zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): Plnění povinností vyplývajících ze zákona o účetnictví, zákona o DPH, zákona o ochraně spotřebitele (reklamace) a zákona o archivech a registraturách.
- Zákaznický účet a komunikace (dotazy, formuláře, telefon)
Účel: Zřízení a správa uživatelského účtu (registrace na webu), umožnění přístupu k personalizovaným službám. Dále přijímání, evidace a zodpovídání dotazů prostřednictvím kontaktního formuláře na webu, jakož i vyřizování požadavků, technické podpory a stížností prostřednictvím telefonické komunikace.
Právní základ:
Plnění smlouvy a předsmluvní opatření (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): Provedení opatření před uzavřením smlouvy na základě žádosti dotčené osoby (např. vytvoření účtu, vypracování cenové nabídky) nebo plnění smlouvy při poskytování podpory.
- Marketing, newsletter a reaktivace zákazníků
Účel: Zasílání pravidelných informačních a marketingových zpráv (newsletter) odběratelům, kteří se k odběru přihlásili. Rozdělení databáze zákazníků do konkrétních skupin (segmentace) podle nákupního chování a cílené oslovování neaktivních zákazníků (reaktivace) s cílem personalizovat nabídky a udržet obchodní vztah.
Právní základ:
Souhlas dotčené osoby (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): Pro zasílání newsletteru a pro segmentaci založenou na sledování chování prostřednictvím souborů cookie.
Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): Přímý marketing u stávajících zákazníků (segmentace na základě nákupní historie) za účelem zefektivnění komunikace a optimalizace nabídky.
- Správa firemních profilů na sociálních sítích (Facebook, YouTube)
Účel: Prezentace a propagace značky, produktů a služeb široké veřejnosti. Interakce a komunikace s odběrateli, zveřejňování novinek, videoobsahu a získávání zpětné vazby k produktům e-shopu.
Právní základ:
Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): Oprávněný zájem provozovatele na propagaci své činnosti, budování značky a komunikaci s veřejností.
- Webové stránky a soubory cookie
Účel (technické/funkční soubory cookie): Zajištění základní funkčnosti webových stránek, např. udržení přihlášení uživatele, funkčnost nákupního košíku a zabezpečení sítě.
Účel (analytické a marketingové soubory cookie): Ukládání preferencí uživatele, analýza návštěvnosti a chování na webu za účelem zlepšování služeb (např. Google Analytics). Sledování aktivity za účelem vytváření profilů a zobrazování personalizované reklamy na našich nebo cizích webových stránkách (remarketing/retargeting).
Právní základ:
Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): U nezbytných technických a funkčních souborů cookie. Tyto soubory cookie nevyžadují souhlas, ale uživatel o nich musí být informován.
Souhlas dotčené osoby (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): Informovaný, dobrovolný a prokazatelný souhlas uživatele udělený před uložením analytických a marketingových souborů cookie prostřednictvím tzv. lišty souborů cookie.
Automatizované rozhodování a profilování
Vaše osobní údaje nebudou použity k automatizovanému individuálnímu rozhodování, včetně profilování ve smyslu článku 22 GDPR.
Doba uchovávání
Správce uchovává osobní údaje po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi vámi a správcem a k uplatnění nároků vyplývajících z těchto smluvních vztahů.
Po uplynutí doby uchovávání osobních údajů, která vyplývá ze zákona č. 395/2002 Z. z. o archivech a registraturách a o doplnění některých zákonů, správce osobní údaje vymaže.
Příjemci osobních údajů
Subjekty podílející se na dodání zboží a plnění smlouvy: Kurýrní, přepravní a poštovní společnosti zajišťující doručení objednávek zákazníkům.
Subjekty podílející se na realizaci plateb: Poskytovatelé platebních bran a bankovní instituce zajišťující bezpečné zpracování platebních transakcí na základě smlouvy.
Poskytovatelé IT služeb a podpory: Subjekty zajišťující tvorbu, správu a webhosting e-shopu, jakož i správu interních podnikových a softwarových aplikací (např. platforma FISPP).
Poskytovatelé ekonomických a personálních služeb: Externí subjekty zajišťující vedení účetnictví, personální a mzdovou agendu pro provozovatele.
Poskytovatelé marketingových služeb: Subjekty poskytující analytické nástroje a platformy pro rozesílání marketingové komunikace (newsletter) a segmentaci zákazníků.
Poskytovatelé služeb v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví: Subjekty zajišťující agendu BOZP, požární ochrany (PO) a pracovnělékařské služby (PZS).
Orgány veřejné moci a státní instituce: Subjekty, kterým je provozovatel povinen poskytnout údaje na základě zvláštních zákonů (např. orgány finanční správy a daňové úřady, inspektoráty, soudy, policie, orgány činné v trestním řízení, Úřad pro ochranu osobních údajů SR a další).
Přeshraniční tok osobních údajů:
K přeshraničnímu toku osobních údajů nedochází. Správce neposkytuje, nezveřejňuje ani nezpřístupňuje osobní údaje do třetích zemí.
Podmínky zabezpečení osobních údajů
Správce prohlašuje, že přijal vhodná personální, technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů.
Správce přijal technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě.
Provozovatel prohlašuje, že k osobním údajům mají přístup výhradně jím pověřené osoby.
Vaše práva:
Za podmínek stanovených v GDPR máte:
- Právo na přístup ke svým osobním údajům podle čl. 15 GDPR
- Právo na opravu osobních údajů podle čl. 16 GDPR
- Právo na výmaz podle čl. 17 GDPR
- Právo na omezení zpracování podle čl. 18 GDPR
- Právo na přenos osobních údajů podle článku 20 GDPR
- Právo vznést námitku podle článku 21 GDPR
- Právo odvolat souhlas podle článku 7 GDPR (elektronicky nebo na korespondenční adresu)
- Právo podat stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů v případě, že se domníváte, že došlo k porušení vašich práv na ochranu osobních údajů podle článku 77 GDPR
Jak můžete uplatnit svá práva?
Právo na přístup k údajům
Máte právo vědět, zda zpracováváme vaše osobní údaje. Pokud je zpracováváme, můžete nás požádat o přístup k nim. Na základě vaší žádosti vám vydáme potvrzení s informacemi o zpracování vašich osobních údajů.
Právo na opravu
Máte právo na to, aby vaše osobní údaje, které zpracováváme, byly správné, úplné a aktuální. Pokud jsou vaše osobní údaje nesprávné nebo neaktuální, můžete nás požádat o jejich opravu nebo doplnění.
Právo na výmaz (právo „na zapomenutí“)
Za určitých okolností máte právo na to, abychom vaše osobní údaje vymazali. O vymazání vašich údajů nás můžete požádat kdykoli. Vaše osobní údaje vymažeme, pokud:
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
- dotčená osoba odvolá souhlas, pokud je zpracování prováděno na základě souhlasu dotčené osoby,
- dotčená osoba vznesla námitku proti zpracování,
- osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
- osobní údaje musí být vymazány, aby byla splněna zákonná povinnost,
- pokud jste dítě nebo rodič dítěte, které souhlasilo se zpracováním osobních údajů přes internet.
Právo na omezení zpracování
Můžete nás požádat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů. Pokud vaší žádosti vyhovíme, budeme vaše osobní údaje pouze uchovávat a nebudeme s nimi dále pracovat. K omezení zpracování vašich údajů dojde, pokud
- nám oznámíte, že vaše osobní údaje jsou nesprávné, a to do doby, než ověříme jejich správnost,
- zpracováváme vaše osobní údaje protiprávně, vy však nesouhlasíte s jejich výmazem a místo toho požadujete, abychom zpracování vašich osobních údajů pouze omezili,
- již vaše údaje nepotřebujeme, ale vy je potřebujete k prokázání, uplatnění nebo obhajobě svých práv,
- vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů, a to do doby, než ověříme, zda naše oprávněné zájmy převažují nad vašimi důvody.
Právo na přenositelnost údajů
Máte právo požádat nás, abychom vám poskytli vaše osobní údaje v elektronické podobě (např. soubor XML nebo CSV), která vám umožní snadno přenést údaje do jiné společnosti. Můžete nás také požádat, abychom vaše osobní údaje přímo předali vámi vybrané společnosti. Vaší žádosti vyhovíme v případě, že jste nám osobní údaje poskytli přímo vy a udělili jste nám souhlas s jejich zpracováním.
Právo vznést námitku
Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Pokud zpracováváme vaše osobní údaje v následujících případech:
- z důvodu našeho oprávněného zájmu,
- za účelem vytvoření zákaznického profilu,
- můžete vznést námitku proti jejich zpracování, pokud k tomu máte osobní důvody.
Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování
máte právo, aby se na vás nevztahovalo rozhodnutí, které je založeno výlučně na automatizovaném zpracování a má právní účinky, které se vás týkají nebo vás podobně významně ovlivňují.
Vaše právo zahrnuje:
- právo na lidský zásah ze strany správce
- právo vyjádřit svůj názor
- právo napadnout takové rozhodnutí
výjimky z tohoto práva jsou možné v případě, že rozhodnutí je:
- nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy
- povoleno právem Unie nebo členského státu
- založeno na výslovném souhlasu
Právo odvolat souhlas
pokud správce zpracovává vaše osobní údaje na základě souhlasu/výslovného souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat
Právo podat návrh na zahájení řízení o ochraně osobních údajů
Pokud se domníváte, že došlo k porušení vašich práv na ochranu osobních údajů, můžete podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem na následující adrese: https://dataprotection.gov.sk.
Jak můžete tato práva uplatnit?
Se svou žádostí se na nás můžete obrátit některým z následujících způsobů:
e-mailem: stranavsky.marek@gmail.com
telefonicky: +421949866562
nebo poštou na korespondenční adresu: Raková 1631, 023 51 Raková
Tyto zásady ochrany osobních údajů nabývají platnosti a účinnosti jejich zveřejněním na webových stránkách.
